La nueva Ley de Control Horario obliga a las empresas a adoptar medidas adecuadas
para realizar un registro diario de la jornada laboral de los trabajadores.
En este post te explicamos como el Portal del Empleado es un sistema adecuado
que permite a las empresas realizar este tipo de registros de manera ágil y rápida.

 
El pasado 8 de marzo de 2019 se aprobó el Real Decreto Ley que establece que, a partir del próximo 12 de mayo, las empresas están obligadas al registro de jornada y control horario de entrada y salida de todos sus trabajadores. Hasta este momento, sólo era obligatorio con aquellos trabajadores a tiempo parcial o con jornada reducida.
 

Pero, ¿qué dice la normativa?

• Todas las empresas deberán llevar el registro de horario de sus empleados independientemente de la jornada que estos tengan.
• La empresa estará obligada a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años.
• Así mismo, el registro deberá estar disponible para los empleados y los sindicatos.
• Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria.
• Los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleado.

¿Cuál es su objetivo?

El de asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. De igual manera, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social podrán llevar un mejor control.
 

¿Cómo cumplir con las nueva Ley de Registro Horario?

• El sistema de registro de horario de trabajo es de libre elección, siempre y cuando que se garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje el horario de entrada y salida del empleado.
• No es obligatorio que sea digital, pero si lo fuera simplificaría en gran medida el registro y el trabajo administrativo que conlleva. Si se hiciera de forma manual, se correría el riesgo de mayor descontrol o  pérdida de información, y
  esto conllevaría una multa para la empresa.
• Los cuadrantes horarios, los horarios o calendarios laborales no se consideran un registro de jornada, por lo que se debe establecer un sistema de registro con independencia de la forma interna en que la empresa organice su trabajo.
• La obligación de llevar un registro de horas extraordinarias no desaparece con esta nueva norma del registro de la jornada diaria y serán obligaciones independientes.

¿Nos pueden sancionar por incumplir?

Sí, las sanciones por no llevar el control horario, dependerán del grado de incumplimiento.
Las multas se pueden producir tanto por la ausencia de sistemas de control de presencia de los trabajadores, como por la falta de comunicación. Hacer horas extras o enmascarar las horas extra bajo otros conceptos salariales será sancionado. Es importante respetar los derechos ARCOS y la normativa de Protección de Datos RGPD y LOPD.
A día de hoy, la Inspección de Trabajo sigue disponiendo de la potestad sancionadora que le otorga el artículo 7.5 R.D (Real Decreto Legislativo sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) en todo lo relativo al tiempo de trabajo.
 
Si la infracción se considera leve
De 60 a 625 euros por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar (mediante los informes generados por el software de control de presencia)
Si la infracción es grave
De 625 a 6.250 euros, por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.
Si la infracción es muy grave
De 6.250 a 187.515 euros, por un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato. O bien superen el máximo legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente.
 
No todos los métodos de control son iguales y dentro de la norma se especifica que los trabajadores deben conocer las herramientas que decida usar su empresa. Las empresas tienen que elegir un medio que genere la información requerida por la Inspección de Trabajo, de cada uno de sus empleados y deben hacerlo ya teniendo en cuenta que sin un sistema de control de horarios que calcule el tiempo de trabajo, no existen garantías de que se respeten los límites temporales fijados.
 

Ventajas de tener un control horario

Como hemos comentado, la ley nos exige disponer un registro de jornada diaria, pero más allá de cumplir esta obligación, aporta ventajas tanto para la empresa como para el trabajador. Algunas de ellas son:

• Analizar los recursos disponibles de la empresa con la visión de mejorar la productividad.
• Reducción del absentismo laboral, impuntualidad y descontrol horario
• Disponer de informes con el registro de control de horas que facilite la toma de decisiones de los responsables.
• Ayuda a la implantación de horarios flexibles, que faciliten la conciliación laboral, que incentiven al trabajador en una mayor productividad.
• Control real de las horas extraordinarias.

El Portal del Empleado es una plataforma online cuyo objetivo es ayudar a las empresas a mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados
Se trata de una apuesta por la transformación digital del departamento de RRHH a través de la creación de un entorno de trabajo idóneo para trabajar en equipo y establecer una robusta comunicación interna. Esta aplicación se adapta perfectamente a la normativa para cumplir con la nueva legislación del registro de la jornada.
La transformación digital supone un cambio de paradigma, una nueva visión, basada en la simplificación de la gestión y la adopción de la tecnología adecuada en base a la estrategia del negocio, afectando a todos los empleados, desde la Dirección General hasta el último trabajador, por lo que una gestión adecuada del departamento de RRHH es imprescindible para la mejora de la productividad y la eficiencia.
El uso del móvil ha supuesto la eliminación de cualquier barrera de acceso que impedía que, los empleados de una empresa cuyo trabajo no se desarrollaba en la oficina, como: operarios de fábrica, repartidores, comerciales, trabajadores de campo…etc., pudieran comunicarse con su empresa y acceder a los servicios y prestaciones que esta ofrecía.
 
Con el nuevo módulo de Control de Horario, el empleado dispone de un sistema de fichaje digital fácil e intuitivo con el que podrá registrar las horas de entrada y salida vía web, app o dispositivos biométricos
De esta forma, el empleado tendrá a su disposición un registro de entrada y salida de su jornada laboral, así como un listado de las últimas jornadas trabajadas, ofreciéndole además la posibilidad de integrar la aplicación con otros terminales de fichaje que ya disponga la empresa u otros nuevos que se tenga previsto incorporar.
La empresa, a través del departamento de RRHH, debe tener con sus empleados un contacto directo y dinámico, hacerles llegar la documentación importante (nóminas, partes de baja, certificados, liquidación de gastos…), así como agilizar los trámites y servicios, y todo ello SIN PAPEL.
 
El Portal de Empleado va a permitir al departamento de RRHH:

• Compartir y notificar documentos que los empleados deben conocer organizándolos por carpetas y grupos de empleados de consulta.
• Recibir las consultas de los empleados, gestionarlas y contestar desde el portal.
• Recibir solicitudes mediante formularios de solicitud que el empleado rellena y generan un flujo de autorización (permisos retribuidos, anticipo de nómina o liquidación de gastos, etc…).
• Eliminación del papel.
• Entrega segura de nóminas y documentos. Los empleados podrán consultar la nómina, los contratos o acceder a la documentación de normativa.
• Seguimiento personalizado desde el sistema.
• Una comunicación con los trabajadores rápida y eficiente.

 
Otro de los beneficios del Portal del Empleado es que es exportable a aplicaciones de RRHH para la elaboración de nóminas a partir de la información de las jornadas registradas. Así, los departamentos de RRHH y responsables de empresa, podrán acceder a la información de las jornadas mediante informes de registro de la jornada tal y como lo requiere la normativa.
Sin duda,  la implantación de una solución tecnológica como un portal de información y servicios al empleado, permite crear un entorno idóneo para trabajar en equipo, mejorar la productividad y establecer una robusta comunicación interna.